Федеральный закон №377 разрешает предприятиям вести определенные кадровые документы без их оформления в бумажном виде. Переводить в электронные форматы можно любые документы кадрового делопроизводства, кроме запрещенных законом: приказов на увольнение, актов о несчастных случаях в организации, инструктажей по охране труда. Трудовые книжки можно продолжать оформлять на бумажном носителе, если работник не дал согласия о переводе записей в цифровой вид.
Перевод кадрового документооборота в электронный формат (КЭДО) имеет ряд преимуществ:
- снижение стоимости учета на 40%;
- упрощение процедур приема на работу сотрудников;
- оперативный доступ к документации;
- повышение продуктивности работы кадровой службы;
- обеспечение высокой сохранности документов;
- возможность регистрации документов электронной подписью;
- прозрачность кадровых процедур;
- возможность перевести предприятие на удаленную работу.
Специалисты InNumbers сопроводят процедуру перехода предприятия на электронный кадровый документооборот:
- Проанализируют состояние участка, количество и типы документации;
- Разработают внутренние нормативные акты, регулирующие применение КЭДО;
- Выберут способы хранения различных типов документов;
- Подберут платформы для решения задач кадровой службы;
- Получат сертификаты электронных подписей;
- Организуют цифровой архив документов;
- Протестируют и отладят систему перевода документов в электронный формат до ее полной работоспособности.
В результате предприятие устранит затраты времени на создание, подписание документов, повысит качество ведения документооборота и его доступность.
